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扶贫办档案整理归档解决方案(四)

来源: 2021年09月15日

归档文件排列顺序

归档文件的排列以“事由”为原则,即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
1.以年度为界线,按照年度—保管期限相对集中排序。(1)由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限从1开始编一个大流水号;(2)由全宗单位内各部门(即机构)分别整理归档的,每个部门(即机构)内按保管期限分别编三个小流水号。
2.保管期限,按问题和内容确定保管期限;按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。
3.同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。

装盒时应注意以下问题

1.应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体(即尽量放满档案盒),竖立放置时不至于使文件弯曲受损。
2.按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。
3.不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。
4.不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。
5.由全宗单位内各部门(即机构)整理归档的,不同部门(即机构)的档案不要装入同一盒内。
6.一件文件(如讲稿、书稿)太厚,一个平常的档案盒装不下,可根据文件厚度,选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。

 

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